Cooperación alemana busca oficial de contratos

La Cooperación Alemana/Agencia GIZ está buscando un/a Oficial de Contratos para la Agencia GIZ San José.

Responsabilidades
- Manejar procesos de contratos de servicios y compras en la Agencia y a través de los sistemas de compras de la central (SRM).
- Apoyar a los expertos de los proyectos y programas en la preparación de compras de bienes y servicios y la aplicación de los instrumentos de financiamiento (Contratos de Financiamiento, Grants y Subsidios Locales).
- Ejecución financiera de contratos elaborados por otro oficial de contratos (si lo hubiera).
- Apoyar y asesorar a los AV en la planeación y el monitoreo de gastos de costos de sus proyectos.
- Actualizar los datos en SAP y PBS según informaciones del AV, LD o GAF.


Funciones

Compra de Bienes:
- Registro e información sobre proveedores (base de datos Prosoft).
- Solicitud de cotizaciones.
- Preparación de adjudicación.
- Ejecución de la compra de bienes Prosoft y SRM (Sistema de Compra en SAP).
- Trámite de reclamos por compra de bienes.
- Gestionar y coordinar importaciones, exportaciones y trámites aduaneras.
- Revisión de facturas (Prosoft) solo para compras efectuadas por otro oficial de compras si lo hubiera.
- Registro en Prosoft de compras estadísticas (p.ej. boletos aéreos).


Compra de Servicios:
- Registro e información sobre consultores y empresas de consultoría (base de datos en Cosoft).
- Definir procedimientos de adjudicación.
- Realizar competencias y obtener ofertas técnicas y económicas según el procedimiento de adjudicación definido.
- Elaboración de contratos con Cosoft.
- Asesorar en la solicitud de contratos en la Central (Esprit).
- Preparación de adjudicación de contratos.
- Seguimiento de contratos de servicio (Cosoft) – actualización.
Revisión de facturas de contratos de servicio (Cosoft) (preparados por otro oficial de contratos).


Financiamientos:
- Elaboración contratos de financiamiento hasta 100.000 EUR.
- Elaboración subsidios locales.
- Revisión financiera de subsidios locales (preparados por otro oficial de contratos).


Planeación y Monitoreo de Gastos y Costos (en sustitución):
- Apoyar a los responsables de presupuesto en planear los gastos y costos en las tablas de monitoreo.
- Descargar mensualmente los valores actuales de gastos y costos y completar las tablas de monitoreo.
- Reportar los datos mensuales a los responsables de presupuesto.
- Asesorar a los responsables en el monitoreo en cuanto a investigaciones en los sistemas de SAP.


Actualización de datos en SAP PBS (en sustitución)


Personal nacional (reemplazo de oficial de recursos humanos):
- Disposición de personal nacional (licitación, preselección, búsqueda).
- Elaboración de contratos laborales.
- Control de ausencias y vacaciones.
- Administración carpeta personal nacional.
- Manejo Base de datos SAP HR.
- Impartir curso de inducción de personal nuevo.


Personal enviado y proyectos (reemplazo de Tramitador):
- Asesoría inicial para nuevos AMA/CIM/PRAC (información sobre el país, contactos iniciales para importación menaje, automóvil, vivienda, colegios, sistema médico, normas de seguridad y emergencias, etc.).
- Trámites de notas diplomáticas, licencias de conducir, exoneraciones, seguros obligatorios, renovación de pasaportes, visas.
- Informe trimestral viajes AMA (internacionales).

 

Calificaciones, competencias y experiencia necesarias

- Mínimo Bachiller universitario en Administración de empresas.
-
Mínimo 3 años de experiencia en manejo administrativo, financiero y comercial.
- Conocimientos prácticos en computación en ambiente Windows, Word, Excel, Power Point y SAP.
- Excelente manejo de cifras, estadísticas, informes financieros.
- Manejo básico de inglés, alemán deseable.
- Excelentes relaciones interpersonales.
- Buena aptitud para la dirección de grupos de trabajo.
- Excelentes competencias de transmitir conocimientos (didácticas y de moderación).

 
La fecha límite para enviar la solicitud es el martes 28 de noviembre del 2017, únicamente a través del correo giz%27%de,cr-reclutamiento Asunto: "Concurso interno y externo para el puesto de Oficial de Contratos de la Agencia GIZ San José PN 89.9084.8-001.00"


Se deben anexar los siguientes documentos:

1.    Carta de motivación
2.    Hoja de vida
3.    Copia documento de identidad (que permite trabajar en Costa Rica)
4.    Hoja delincuencia original emitida por el Poder Judicial de Costa Rica

Depto. Recursos Humanos
Agencia GIZ San José, Costa Rica

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Apartado Postal 84190-1000 San José

T +506 2520-1535
F +506 2520-1528
giz%27%de,giz-costa-rica
www.giz.de

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Detalles del puesto

Fecha de inicio: 01.02.2018

Fecha de finalización: indefinido

Jornada: tiempo completo